העברת משרד היא צעד משמעותי עבור כל חברה. מעבר חלק שלוקח את החברה צעד גדול קדימה (ולא אחורה!) דורש תכנון ותיאום מפורטים‚ תוך מזעור הפרעות בפעילות ושמירה על פרודוקטיביות. בין אם אתם עוברים כדי להתאים את שטח העבודה לקצב הצמיחה העסקית‚ כדי לקבל גישה לתשתיות טובות יותר או לצורך שיפור הנראות הויזואלית של המקום, חשוב להתכונן היטב. קבלו מספר טיפים שיעזרו לכם להצליח בזה!
קודם כל תוודאו שאתם באמת סגורים על בחירת המרחב האופטימלי
לפני ביצוע כל מהלך‚ חשוב להבין בבירור למה אתם עוברים ומה אתם צריכים מהחלל החדש. חברות רבות שמתחילות את דרכן באזורי הפריפריה, לדוגמא, שואפים להעביר את פעילותם למחוז המרכז כדי ליהנות מתשתיות‚ שירותים והזדמנויות יצירת קשרים טובות יותר. העתקת פעילות החברה לתוך מתחם עבודה משותף בתל אביב הפכה לטרנד פופולרי בימינו בשל הגמישות והנוחיות שהחללים האלה מציעים. בעת הערכת חללי משרדים חדשים פוטנציאליים‚ קחו בחשבון גורמים כמו גודל‚ פריסה‚ נגישות לעובדים‚ קרבה ללקוחות ולשותפים וסוג סביבת העבודה שתעודד פרודוקטיביות ושביעות רצון העובדים. לא כל חלל שנראה יפה בהכרח יתאים לפעילות של החברה שלכם ולא כדאי לגלות את זה בדרך הקשה, לאחר שהשקעתם את כל המאמצים והמשאבים שדרושים לצורך המעבר.
תכנון יסודי
לאחר שנבחר משרד חדש‚ יש להתחיל בתכנון מפורט של המעבר. זה דורש קביעת לוח זמנים ותקציב ריאליסטיים. קביעת טיימליין עוזרת בתזמון משימות כמו העסקת מובילים‚ אריזה והודעה ללקוחות וספקים על שינוי הכתובת. קביעת תקציב מבטיחה שכל העלויות יובאו בחשבון וזה גם עוזר במניעת הוצאות בלתי צפויות. תחליטו מראש מה אתם תזרקו‚ מה תתרמו ומה תקחו למשרד החדש מתוך הציוד שהתשמשתם בו עד עכשיו.
תיידעו מראש לגבי המעבר
תודיעו לעובדים על המעבר מוקדם ככל האפשר ותמסרו להם את כל הפרטים על המשרד החדש ואיך יתנהל המעבר. זה יעזור לנהל ציפיות ולהפחית כל חרדה שקשורה לשינוי. חשוב גם לעדכן לקוחות‚ ספקים ובעלי עניין מרכזיים אחרים כדי ליידע אותם על המיקום החדש שלכם ואיך המהלך עשוי להשפיע על האינטראקציות שלכם איתם. תשתמשו במספר ערוצים כדי להעביר שינויים כאלה‚ כמו הודעות דוא"ל‚ פגישות ועדכונים באתר החברה שלכם. ככה תהיו בטוחים שכל מי שצריך לדעת על המהלך מיודע היטב ויכול להיערך בהתאם.
יום המעבר
תפקחו על המובילים כדי שכל החפצים יטופלו כראוי ויגיעו למקום החדש בבטחה. תדאגו מראש להעסיק מומחים שיעזרו לכם לחבר ולהגדיר נכון את כל התשתיות (חשמל, מים, אינטרנט וכד')‚ כדי שהצוות שלכם יוכל לחזור לעבודה ללא עיכובים. מומלץ להקפיד לתכנן מראש את סביבת העבודה, כדי למנוע וויכוחים וסכסוכים בין העובדים ביום המעבר. אם כבר עוברים, כדאי לשאוף לשפר את הפרודוקטיביות במקום החדש.
לסיכום
הכנה למעבר משרד דורשת תכנון יסודי וזה לא משהו שכדאי לדחות לאחר כך או חלילה להזניח. תוודאו שאתם בוחרים במקום שבאמת ישדרג את הפעילות של החברה, תכינו אותו מראש בצורה אופטימלית בשביל שלא יהיה צורך לעכב את העבודה השוטפת במשך יותר מיום אחד ותוודאו שאתם מסתמכים על אנשי מקצוע מנוסים ואמינים כשמדובר בהעברה פיזית של כל הציוד למקום החדש!
