עם התפתחות הטכנולוגיה, יותר ויותר אנשים פרטיים ובעלי עסקים מגלים את האפשרות להקים ארכיון דיגיטלי פרטי משלהם. מי מאיתנו לא נתקל ברצון "לנקות שולחן" ולהעיף את הניירת לפח, הבעיה היא שממדובר במסמכים חיוניים שחשוב לשמור ולתייק. באמצעות ארכיון דיגיטלי ניתן לייעל את רמת הסדר ולהנות מארגון מסמכים יעיל ומאורגן.
מה זה ארכיון דיגיטלי?
ארכיון דיגיטלי הוא בעצם ארכיב מקוון עליו ניתן לאחסן קבצים שונים ומגוונים. זה יכול להיות מסמכים, תמונות, תיקי עבודות וכו'. כיום יש חברות המציעות שירות הקמת ארכיון דיגיטלי מקצועי תוך שימת דגש על אבטחת המידע ויצירת מרחב מקוון נגיש למשתמש.
כל בעל עסק יודע עד כמה חשוב לשמור מסמכים מסוימים לאורך שנים, כאשר לצד החשיבות הרבה לכך, יש ל מעט מסמכים כאלו, מה שיוצר עומס מידע וקושי לנהל את ארגון המסמכים הללו. בכל חיפוש מסמך יש צורך במיון מאסיבי. ניתן להימנע מכך באמצעות הקמת ארכיון דיגיטלי.
היתרונות בארכיון דיגיטלי
להקמת ארכיון דיגיטלי יש לא מעט יתרונות. חלקם מוכרים יותר וחלקם פחות. ריכזנו כאן את העיקריים שבהם. כי חבל שלא להכיר אותם. בפרט כאשר מדובר במשהו שעשוי להקל על החיים. אז מהם היתרונות?
יצירת מקום פיזי
באמצעות ארכיון דיגיטלי ניתן להימנע מערמות ניירת ומסמכים לא מסודרים. כדי לשמר מסמכים בצורה יעילה ומסווגת, יש צורך בהחזקת קלסר מסמכים, מדפים ולפעמים אפילו כספת שתשמור את המידע המסווג…
ברגע שמעבירים את כל המסמכים הללו לארכיון דיגיטלי מאובטח, מתפנה מקום פיזי. אין צורך במדפים לאחסון הניירת, אין צורך בניקוי המדפים הללו והמקום הפיזי שנוצר מאפשר ארגון יעיל יותר של המשרד הקיים.
נוח למשתמש
חיפוש מסמך בין ערימת מסמכים היא לא זהה לחיפוש מסמך בארכיון דיגיטלי. ארכיון דיגיטלי כולל קבצים ממוינים בתיקיות ייעודיות לפי נושאים / שנים בהתאם לצרכים האישיים שלכם.
כדי למצוא מסמך פיזי בערימת ניירת, תצטרכו לחפש ולהתייגע, לעומת חיפוש בארכיון בו תצטרכו רק להזין את שם הקובץ המבוקש. כל מסמך נסרק בקפידה והוא מקבל את שמו, כך הוא מסווג לתיקייה המתאימה לו והחיפוש הופך ליעיל ונוח יותר.
אבטחה גבוהה
ארכיון דיגיטלי מציע אבטחה רבה יותר על המסמכים מאשר כל כספת אחרת. הלקוח בוחר את רמת האבטחה הנדרשת לו. לצד האבטחה הגבוהה ניתן להיעזר בשירות ניהול המידע וכך, כל מסמך חדש יועלה על ידי החברה נותנת השירות לארכיב הדיגיטלי.
מהירות טיפול
העולם הופך לדיגיטלי יותר ויותר וכך אנשים רוכשים מוצר והם מעוניינים לקבל את המוצר מיד, אנשים צריכים מסמך, הם רוצים אותו כאן ועכשיו. יש תחומים מסויימים בהם המסמכים חייבים להיות נגישים בתיעוד דיגיטלי כדי להקל על תהליך השליחה. ארכיון דיגיטלי מאפשר זאת. כיום כל חברה שארגון המסמכים חשוב לה, פונה לחברה המציעה שירותי הקמת ארכיון דיגיטלי.
