איך תעברו משרד ללא כאבי ראש מיותרים?

העברת משרד היא פרויקט מורכב. יש לו השפעות גדולות על עבודת העסק, על המשך רציפות העבודה ולא פחות חשוב מכך יש גם עלויות הכרוכות בנושא. משימה של הובלת משרד יכולה לגרום לכאבי ראש מיותרים, ככה תמנעו מהם.

מנו אחראי למשימה

משרד או עסק המבקש לבצע מעבר של מיקום העסק צריך להבין שיש כאן משימה חשובה שצריך לבצע. כמו שבעל העסק לא ייתן לבצע מעבר לפני שרשת המחשבים, עמדות העבודה ושאר התנאים יהיו מוכנים ועל כן הוא נערך לכך מראש, כך גם אם הפעולה של העברת המשרד עצמו. ההמלצה היא להטיל את המשימה על אדם אחד שיהיה הממונה האחראי על מהלך ההעברה. הוא יהיה בקשר עם חברת ההובלה, יקבע את סדר היום וינהל את יום המעבר מול העובדים ומול חברת ההובלות.

הכינו תוכנית עבודה מסודרת

לאחר שמיניתם עובד או מנהל אחראי שיהיה שיפקח ויעמוד על הביצוע של משימת ההובלה של המשרד, מומלץ מאד להכין תוכנית מסודרת ומפורטת של יום הפעילות הנדרש ולהקפיד על תוכנית עבודה מסודרת שתכלול בין השאר את הפרטים הבאים:

• סדר המחלקות שבהן יתבצע העבודה.
• איך כל אדם אורז את הדברים האישיים שלו.
• איך אורזים את הציוד הכללי של המשרד.
• מה עשים העובדים שהעמדות שלהם כבר נארזו וכעת הם לא יכולים לעבוד.

קביעת תוכנית מסודרת של יום המעבר תהפוך אותו לפשוט בהרבה.

החלו בפעולת האריזה מוקדם

רתמו את העובדים לבצע את האריזות האפשריות מוקדם ככל האפשר ולבצע מקסימום אריזות עוד לפני הגעת המובילים. ככל שהמקום יהיה מוכן ומאורגן יותר לטובת הטיפול והעבודה של חברת ההובלות, היכולת של המובילים לפנות את תכולת המשרד במהירות ויעילות ללא עיכובים היא נקודת מפתח בהצלחת יום המעבר. ככל שתהליך ההובלה יתקדם ויהיה אפשר לראות התקדמות ממשית, הזרימה והתחושה לאורך היום תהיה טובה יותר ותתרום להצלחת היום.

בחרו חברת הובלות אמינה

היכולת להנות מראש שקט ומאפשרות של מעבר משרד ללא כאבי ראש מיותרים יתחיל קודם כל בבחירת חברת הובלות מתאימה. כאשר אתם מבקשים למצא חברת הובלות אמינה ומקצועית הקפידו על הפרטים הבאים :

• התאמה – הובלת משרד היא יכולת מקצועית נרכשת, לא כל מוביל מסוגל לבצע אותה. בדקו את היכולת של חברת ההובלות לבצע את המשימה שאתם זקוקים לה.
• המלצות – בקשו מקולגות או מכרים המלצות לגבי חברת הובלת, שאלו את השכנים שלכם בבית המשרדים אם יש להם המלצות, תהיו בטוחים שאתם בוחרים נכון.
• עבודות קודמות – דברו עם אנשים שביצעו הובלה עם אותה החברה, הבינו את היתרונות והחסרונות שיש לכל חברת הובלות.

בצעו תאום ציפיות עם חברת ההובלות

תיאום ציפיות הוא עניין חשוב בתחילת כל עבודה שיש לבצע, בוודאי שמדובר על פרויקט כמו העברת משרד. העלו את כל הדברים על הכתב, בקשו חוזה מסודר ביניכם לבין חברת ההובלות. היו מודעים למה אתם אמורים לקבל ולא פחות חשוב מכך, מה אתם לא אמורים לקבל.